Cas d'utilisation de Fygurs :
La gestion des produits pilotée par l'IA en action

Gouvernement : clarté et responsabilité dans la transformation du secteur publicGouvernement : clarté et responsabilité dans la transformation du secteur public

Le défi

La division des services numériques d'un gouvernement national a été chargée de déployer un nouveau portail pour les citoyens, une initiative complexe impliquant de multiples agences, des bases de données existantes et des attentes élevées du public. Le directeur du programme (en fait le chef de produit pour cette initiative) a fait l'objet d'un examen minutieux. Les projets du secteur public comme celui-ci ont peu de marge d'erreur ; les retards ou les dépassements de budget entraîneraient non seulement un gaspillage de l'argent des contribuables, mais feraient également la une des journaux. Pourtant, dès le départ, l'équipe du projet a dû faire face à des problèmes familiers : les exigences et les données étaient éparpillées dans des systèmes d'agences cloisonnés, et il s'avérait difficile d'aligner tout le monde sur la mission. Chaque département disposait de son propre outil de suivi des projets, et les rapports d'avancement étaient acheminés par des étapes bureaucratiques et apparaissaient souvent des semaines plus tard, remplis de données périmées. Le directeur a eu l'impression troublante que, malgré des réunions régulières, personne n'avait une vision globale de la manière dont le travail était lié aux principaux objectifs du portail (comme l'amélioration de la rapidité du service pour les citoyens). Ce manque de clarté est exactement ce qui fait dérailler de nombreux projets technologiques gouvernementaux, contribuant à la perte annuelle énorme de 2,3 billions de dollars dans le monde en raison de l'échec d'initiatives numériques.

Comment Fygurs peut vous aider ?

L'adoption des Fygurs a entraîné un changement immédiat dans la mise en œuvre de l'initiative gouvernementale. La plateforme a été utilisée comme système d'exécution et de suivi unificateur pour toutes les agences impliquées. Voici comment cela a contribué à changer les choses :

Les principales fonctionnalités étaient les suivantes :

1. Plateforme interinstitutions unifiée : Fygurs a fourni un espace de travail partagé où toutes les équipes, du groupe central des services numériques aux unités informatiques de chaque agence, ont collaboré au projet. Il s'est intégré à leurs outils existants (par exemple, une mise à jour du système d'un département reflétée automatiquement dans Fygurs). Cela a créé une vue unique et actualisée de l'ensemble du programme. Le comité de supervision ministériel pouvait se connecter à Fygurs et voir exactement quelles tâches étaient en cours, quelles étaient les étapes à venir et quels étaient les goulots d'étranglement potentiels, sans passer au crible des dizaines de rapports distincts.
2. Harmonisation avec les résultats publics : Chaque flux de travail de Fygurs a été mis en correspondance avec les objectifs stratégiques du portail et les KPI centrés sur les citoyens. Que l'objectif soit de réduire le temps de traitement des demandes ou d'accroître l'adoption des services en ligne, Fygurs a lié chaque fonctionnalité et tâche d'intégration aux résultats souhaités. Cela a permis à toute l'équipe de comprendre pourquoi elle effectuait chaque travail. Pour la directrice, cela signifiait que chaque fois qu'une exigence changeait (par exemple, une nouvelle règle de conformité ou un nouvel objectif politique), elle pouvait immédiatement voir quels aspects du projet devaient être ajustés pour rester en phase.
3. Transparence et responsabilité en temps réelFygurs a agi comme un tableau de bord en direct accessible à toutes les parties prenantes, y compris aux élus. Les KPI sont mis à jour en permanence. Si les temps d'attente moyens ne s'amélioraient pas, Fygurs a identifié l'initiative responsable. Les notes hebdomadaires ont été remplacées par des tableaux de bord en libre-service, et les auditeurs ont apprécié la piste d'audit intégrée des décisions, des résultats et de l'utilisation des ressources.: Fygurs fonctionnait comme un tableau de bord en direct accessible à toutes les parties prenantes, des contributeurs au projet aux élus. Les données de progrès et de performance sont mises à jour en temps réel, pour une transparence sans précédent. Si un indicateur critique, par exemple le temps d'attente moyen des citoyens, ne s'améliorait pas comme prévu, tout le monde le voyait et le système mettait en évidence l'initiative responsable. Ce niveau d'ouverture a favorisé une culture de responsabilité ; les équipes savaient que les problèmes ne pouvaient être ni cachés ni retardés. Cela a également considérablement allégé la charge de déclaration. Au lieu de préparer des notes de situation hebdomadaires à des fins de supervision, le directeur a partagé le tableau de bord de Fygurs, permettant ainsi un aperçu instantané et en libre-service de la façon dont le projet était suivi. Les auditeurs et les organismes de surveillance ont apprécié cette solution, car Fygurs a fourni une piste d'audit des décisions et des changements, tous liés aux résultats dans un système unique.

Résultats

Le portail citoyen est devenu un modèle pour l'exécution par le secteur public. Le programme a été réalisé dans les délais et dans les limites du budget, ce qui est rare pour des projets de cette envergure. Malgré l'évolution des politiques, l'équipe s'est adaptée en quelques jours, et non en quelques mois, tout en respectant les délais.

• La prestation de services s'est améliorée, les citoyens accomplissant leurs tâches 40 % plus rapidement.
• La satisfaction des utilisateurs a augmenté de 25 % en six mois.
• La transparence des rapports a permis de gagner la confiance des organes de surveillance et d'obtenir des fonds supplémentaires pour les phases futures.

L'initiative a évité de rejoindre la liste des projets informatiques gouvernementaux ayant échoué. Il a plutôt montré comment les outils de feuille de route et les outils de gestion de portefeuille de projets tels que Fygurs peuvent apporter un alignement stratégique, de l'agilité et un impact mesurable. Le directeur a fait ses preuves en tant que leader, réalisant une transformation complexe de manière transparente et efficace.