CAS D'USAGE IA
OCR de notes de frais et vérification des politiques de remboursement
Lit automatiquement les notes de frais et signale les dépenses non conformes aux équipes financières des PME.
De quoi il s'agit
Cette solution applique l'OCR et l'IA à l'extraction des champs clés des reçus (fournisseur, montant, date, catégorie) et les compare en temps réel à la politique de remboursement de l'entreprise. Les éléments non conformes — achats d'alcool, repas dépassant les plafonds, justificatifs manquants — sont automatiquement signalés avant tout remboursement, réduisant le temps de vérification manuelle de 60 à 80 %. Les responsables financiers de PME de 20 à 200 personnes récupèrent généralement 1 à 2 jours par mois consacrés aux audits de frais, tout en améliorant significativement le taux de conformité.
Données nécessaires
Digital or scanned expense receipts and a documented expense policy with clear rules and spending caps.
Systèmes requis
- accounting
- erp
Pourquoi ça marche
- Codify the full expense policy in writing before configuration, including all caps, forbidden categories, and exceptions.
- Choose a vendor with a mobile capture app so employees submit receipts at point of purchase, maximising image quality.
- Run a 2-week parallel test alongside the existing manual process before switching over, to calibrate flagging rules.
- Integrate directly with the accounting system so approved expenses flow through without re-entry.
Comment ça rate
- Expense policy is undocumented or inconsistent, so the checker flags the wrong items and loses manager trust immediately.
- Employees photograph receipts poorly (blurry, partial) and OCR accuracy drops, creating more manual work than before.
- Edge-case categories (client gifts, international per diems) are not configured, leading to false positives that staff learn to ignore.
- The tool is adopted for receipts only but expenses still require manual ERP entry, delivering only partial time savings.
Quand NE PAS faire ça
Don't deploy this when the company has fewer than 15 employees submitting occasional expenses — the setup cost and ongoing configuration effort outweigh the manual time saved.
Fournisseurs à considérer
Sources
Ce cas d'usage fait partie d'un catalogue Data & IA construit à partir de 50+ programmes de transformation en entreprise. Lancez le diagnostic gratuit pour voir comment il se classe dans votre contexte.