Chapitre 9 sur 14
Les comités
Un comité a une cadence et un pack. Une séance se prépare depuis les données du jour, se présente plein écran, et ce qui s'y décide s'écrit sur les paris et les initiatives.
Créer un comité
Ouvrez Comités dans le menu, puis Nouveau comité. La première question est Quel type de comité ? : chaque type vient avec un rôle, une cadence et un pack par défaut, que vous pourrez changer ensuite.
| Type | Rôle | Cadence | Pack par défaut |
|---|---|---|---|
| Comex, codir | décide | trimestrielle | Depuis la dernière fois, Message clé, Maturité, Les paris, Livré, Gains à constater, Décisions demandées, Demandes |
| Comité portefeuille, comité produit | arbitre | mensuelle | Depuis la dernière fois, Relevés, Paris à trancher, Gains à constater, En cours et suivantes, Orphelines, À noter, Matrice, Lecture du portefeuille, Décisions demandées |
| Steerco programme | suit | toutes les deux semaines | Depuis la dernière fois, Le périmètre, Risques, Décisions demandées |
| Point équipe | informe | hebdomadaire | Décisions demandées |
| Libre | informe | à la demande | Depuis la dernière fois, Décisions demandées |
Donnez un Nom, choisissez la Récurrence et la date de la Première séance, puis Enregistrer. Un comité récurrent crée lui-même la séance suivante quand vous clôturez la précédente. Un comité à la demande ne crée aucune séance tout seul.
La page du comité
La page d'un comité montre ses Séances (à venir, en séance, close, avec les présents et le nombre de décisions) et son Pack : les sections présentées en séance, dans l'ordre. Cochez une section pour l'inclure, décochez-la pour la retirer, déplacez-la avec Monter et Descendre.
À droite, les réglages : le Rôle, la Cadence, la Prochaine séance, le Public (par exemple DG, DAF, DSI), et les Membres, qui reçoivent le pré-read. Un steerco se rattache à Un pari ou Un produit : c'est son périmètre. Archiver le comité le retire de la liste; ses séances closes restent lisibles dans le journal des décisions.
Le pack, section par section
Chaque section se remplit depuis les données du jour. Deux s'écrivent à la main, une s'écrit automatiquement.
| Section | Ce qu'elle montre |
|---|---|
| Depuis la dernière fois | Ce qui a bougé depuis la séance close précédente : décisions, livraisons, relevés, paris tranchés ou modifiés. |
| Les paris | Les paris actifs et confirmés, chacun avec ses chiffres et ses initiatives. |
| Relevés | Les relevés de métrique depuis la dernière fois, pari par pari. |
| Paris à trancher | Les paris dont la date est passée ou la cible atteinte. Chacun devient une décision. |
| Livré | Les initiatives passées à Fait depuis la dernière fois. |
| Gains à constater | Les revues dues, ce qui a été constaté, les cas à revoir. |
| En cours et suivantes | Maintenant, puis Ensuite, par score de priorité. |
| Orphelines | Les initiatives qui ne servent aucun pari. |
| À noter | Les initiatives sans score. |
| Matrice | Valeur et faisabilité, la taille du point selon la taille de l'initiative. |
| Le périmètre | Le pari ou le produit suivi par ce comité, avec ses initiatives. |
| Risques | Forte valeur avec faible confiance, Maintenant sans taille, rien n'a bougé depuis 60 jours. |
| Lecture du portefeuille | Un mémo écrit automatiquement : risques, goulots, conflits. Réécrit quand il a plus de sept jours ou qu'un pari a changé. |
| Décisions demandées | Une question fermée par écran. |
| Maturité | Le score du diagnostic, le stade, ce qui a bougé sur la période. |
| Demandes | Moyens, arbitrages, aide. Écrit à la main. |
| Message clé | Une phrase que la salle doit retenir. Écrite à la main. |
Une section est marquée Pour décision quand elle demande quelque chose à la salle : des paris à trancher, des gains à constater ou des cas à revoir, des décisions ouvertes, des demandes écrites. Les autres sont Pour information.
Préparer une séance
Depuis la liste, le bouton de la ligne dit Préparer, Ouvrir (la séance est dans la journée) ou Reprendre (elle est en cours). La page de la séance donne sa date, son état (à venir, en séance, close), les Présents à cocher, puis En une page : la première phrase de ce qui est à trancher, et une ligne par section.
Chaque section affiche sa phrase, ou ce qu'elle dirait s'il y avait quelque chose à dire. Message clé et Demandes se tapent dans la page. Lecture du portefeuille s'écrit toute seule en une minute environ; Relire le portefeuille la réécrit.
Poser une décision
Poser une décision attend une question fermée (« on arrête X ? ») et, si vous voulez, un objet : un pari ou une initiative. La carte de décision porte la question, l'objet, les trois issues Oui, Non, Reporté, un Motif, un Porteur et une date Pour le.
- À l'ouverture de la séance, les décisions laissées sans réponse dans les séances closes précédentes reviennent, marquées « reportée depuis le … ».
- Les paris arrivés à échéance deviennent des décisions : On confirme « … » ? quand la cible est atteinte, On arrête « … » ? quand la date est passée. Le porteur du pari est le porteur de la décision.
- Un business case porté au comité arrive comme une décision Engage-t-on … pour … ? : la carte montre ce que ça coûte, ce que ça rapporte, le délai de remboursement et le seuil de rentabilité. Oui valide le business case.
Présenter et clore
Présenter passe en plein écran : En une page d'abord, puis un écran par section et un écran par décision. Les flèches, la barre d'espace et les touches page avancent; Échap quitte. Présenter une séance à venir l'ouvre.
Clore la séance demande confirmation et récapitule les paris confirmés et abandonnés. À la clôture, le pack et les décisions sont figés, les décisions sur les paris sont appliquées, un Oui sur un engagement d'argent valide le business case, et la séance suivante est créée à la cadence du comité. Les décisions non tranchées reviennent à la prochaine séance.
Pré-read, PDF et PowerPoint
- Pré-read (PDF) télécharge le dossier de la séance. Une fois la séance close, le même lien devient Compte rendu (PDF).
- PowerPoint génère la présentation : une couverture avec le comité, la date et « Chiffres au … », En une page, une diapositive par écran avec sa marque Pour décision ou Pour information, et une dernière diapositive « Décisions prises ».
- Envoyer le pré-read envoie aux membres du comité un mail avec le résumé en une page et le PDF en pièce jointe. Il faut au moins un membre.
Le journal des décisions
Décisions dans le menu ouvre le journal : toutes les décisions prises en séance, les plus récentes en premier, filtrables par comité, par état (à faire, prises, ouvertes, retirées) et Les miennes. Un Oui qui n'est pas encore fait est une action : cochez Fait quand c'est fait. Un oui qui a validé un business case propose Constater le gain à la place.
Sur la page d'une initiative, le champ Décisions rappelle la dernière décision prise à son sujet : « Oui le … en … ».